Udtrykket ”proforma” betyder ”et spørgsmål om form” på latin. Denne form for faktura bruges ofte som en aftale mellem køber og sælge, inden en egentlig handel finder sted. Den bruges så at sige som retningslinjer for handlen, som begge parter indvilliger i, inden der indgås en aftale. Som regel indeholder den alle de samme oplysninger som en almindelig faktura:
– Fakturadato (der skal være fortløbende)
– Fakturanummer
– Afsender (virksomhedsnavn)
– Afsenders adresse
– CVR-nummer (hvis virksomheden ikke er CVR-registeret, skal du i stedet skrive dit CPR-nummer)
– Modtager (virksomhedsnavn)
– Modtagers adresse
– Den solgte vare eller ydelses navn og evt. beskrivelse
– Stykpris ekskl. moms
– Den solgte vare eller ydelses antal
– Samlet pris ekskl. moms
– Gældende momssats
– Momsbeløbet
– Totalpris inkl. moms
Dog kan der justeres i den undervejs. På mange måder fungerer den altså som en kladde for den endelige faktura. Den er ikke bogført, som en almindelig faktura er, og kan derfor ændres. Det kan en almindelig faktura ikke, da den er bogført. Den kan altså kun ændres, hvis det bliver krediteret. Kreditering finder som regel sted ved krav om returret eller ved prisafslag eventuelt grundet fejl eller mangler.
Proformafaktura frem for købstilbud
Nogle virksomheder foretrækker en proformafaktura frem for et købstilbud, da den indeholder mange flere detaljer som f.eks. sælgers CVR-nummer, betalingsbetingelser, leveringsdato og udfærdigede priser med og uden moms. Kunden har altså en hel del mere information at forholde sig til både i forhold til din virksomhed i forhold til det konkrete tilbud. For mange vil det gavne troværdigheden, hvis det er første gang, kunden handler hos dig.
Proformafaktura ved forudbetaling
Proformafakturaen kan også bruges, såfremt der er tale om en handel med forudbetaling. Det kan være i tilfælde, hvor der er brug for hele eller dele af beløbet til at udføre ydelsen. Hvis du skal bygge et hus for kunden, vil du formodentlig præsentere vedkommende for en proformafaktura, hvor der betales et beløb til materialer på forhånd. På den måde står du ikke selv med en kæmpe udgift til materialer, inden du får betaling. Den endelige faktura kan dog godt se anderledes ud, da den endelige pris afhænger af den konkrete tid og materialer, der er blevet brugt og ikke bare en udregning heraf. Hvis huset har taget enten længere eller kortere tid at bygge end beregnet, vil du justere prisen, så den passer. Proformafakturaen udgør altså en vejledende pris for den endelige ydelse eller vare.